Um tema polemizado por líderes de empresas em crescimento é a padronização ou não dos processos. Vamos entender o que esse tema realmente aborda e nos aprofundar nessas percepções.

Como o próprio nome relata, o objetivo é unificar as ações a fim de garantir a correta execução de determinados procedimentos, sejam administrativos, operacionais, de fabricação ou qualquer outra atividade que dependa de um processo.
A padronização deve ser construída por aqueles que compreendem a execução completa do processo, assim como a possível influência positiva ou negativa da execução desse procedimento. Após o estudo e avaliação dos riscos, a padronização deve ser implementada.
Nesse momento é que a polêmica entra em ação.

BUROCRACIA X NECESSIDADE

Por um lado, temos aqueles que acreditam que a padronização burocratiza o processo, tornando-o mais moroso e estressante. Por outro lado, entende-se ser necessário para garantia da qualidade e perfeita execução.

A verdade é de todas as ações trazem seus benefícios e problemas, e de fato padronizar, em muitos casos, inclui etapas que podem parecer desnecessárias, e acabam tornando o processo mais lento. Mas essa visão superficial poderia ser facilmente alterada com uma comunicação efetiva, uma apresentação da real necessidade da execução da atividade, passando por todas as etapas, e a influência de cada etapa em todos os afetados pelo processo.
A padronização garante que, independentemente do tempo de casa do colaborador, erros não sejam reincidentes, e novos colaboradores tenham maior suporte da execução das atividades, reduzindo tempo e desperdício em todo o processo.
A tal burocracia na padronização reduz custos e melhora o clima da organização, a partir do momento que a execução dos processos é feita pensando em todos os possíveis afetados. O resultado é maior qualidade do serviço ou produto final, trazendo uma ótima experiência para o cliente, o real objetivo de todas as organizações.

No final, essa polêmica nada mais é do que um problema de comunicação interna, e não necessariamente uma falha no processo propriamente dito.

Por Aline Parise, Gerente de Desenvolvimento de Negócios da PBS.

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